15 Contoh Surat Panggilan Interview Word, PDF, Email, dan WhatsApp

Jakarta - Contoh surat panggilan interview kerja adalah kunci penting dalam proses rekrutmen. 

Saat Anda telah mengidentifikasi calon karyawan yang menjanjikan, pastikan Anda mengirimkan undangan wawancara yang profesional dan tepat. 

Kesalahan dalam formalitas undangan dapat menyebabkan kandidat unggulan mengurungkan niatnya. 

Untuk membantu Anda, pembahasan ini menyajikan 15 templat siap pakai dalam format Word, e-mail, dan WhatsApp. 

Anda hanya perlu mempersonalisasi isinya dengan menyesuaikan nama pelamar, nama perusahaan, dan rincian waktu pertemuan. 

Apabila Anda memilih untuk membuat surat undangan sendiri agar terasa lebih personal, kami juga menyediakan kerangka surat panggilan wawancara yang terstruktur dan direkomendasikan sebagai panduan.

Mari simak selengkapnya contoh surat panggilan interview kerja berikut.

Struktur Surat Panggilan Interview

Jika Anda memilih untuk menyusun surat undangan wawancara secara mandiri dan hanya menggunakan contoh-contoh yang tersedia sebagai acuan, penting untuk memahami kerangka yang dianjurkan. 

Struktur ini menjamin bahwa undangan yang Anda kirimkan tetap terlihat profesional dan resmi:

1. Logo dan Pengenal Perusahaan

Bagian ini memuat detail profil perusahaan yang berfungsi meyakinkan penerima bahwa surat tersebut adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh entitas bisnis terkait. Komponen yang termasuk di dalamnya adalah:

• Nama badan usaha
• Lambang perusahaan
• Alamat fisik perusahaan
• Alamat e-mail resmi perusahaan
• Nomor kontak telepon perusahaan
• Nama dan jabatan petugas sumber daya manusia (SDM) yang mengeluarkan surat

Posisi komponen ini biasanya terletak pada kepala surat (kop surat). Namun, jika undangan disampaikan melalui layanan pesan singkat seperti WhatsApp, seringkali hanya nama perusahaan yang dicantumkan.

2. Nomor Dokumen

Nomor dokumen terdiri dari serangkaian informasi seperti urutan surat, kode departemen, kode kategori dokumen, serta bulan dan tahun surat dibuat. 

Format penomoran ini berbeda-beda di setiap organisasi, sehingga harus disesuaikan dengan regulasi internal perusahaan Anda. 

Umumnya, nomor surat hanya digunakan untuk dokumen fisik dan surat elektronik, tidak untuk undangan yang dikirim melalui WhatsApp.

Contoh format penomoran: No: 012/HRD/INT/IX/25

• 012: Angka urut surat
• HRD: Kode untuk divisi atau bagian (misalnya, Sumber Daya Manusia)
• INT: Kode yang menunjukkan jenis dokumen (yaitu, wawancara)
• IX: Bulan saat dokumen dibuat
• 25: Tahun pembuatan dokumen

3. Data Pelamar

Selanjutnya, penyertaan detail pribadi pelamar sangat dianjurkan agar surat terkesan sopan dan personal. 

Data ini juga berfungsi memastikan bahwa undangan wawancara ditujukan kepada individu yang tepat. Selalu periksa ulang keakuratan datanya.

Detail pelamar biasanya mencakup:

• Nama lengkap pelamar
• Posisi pekerjaan yang dilamar
• Platform tempat pelamar mengirimkan berkas lamaran

4. Alinea Pembuka

Mulailah undangan dengan alinea pembuka yang bersifat formal dan profesional. Bagian ini berfungsi sebagai jembatan komunikasi awal dengan pelamar. 

Hindari penggunaan bahasa yang terlalu santai atau menyingkat kata. Biasanya, alinea ini dibuat padat dalam 1–2 kalimat.

Contoh alinea pembuka:

• "Salam hormat. Sehubungan dengan permohonan kerja yang Anda ajukan, kami ingin mengundang Anda untuk mengikuti sesi wawancara."
• "Menanggapi lamaran kerja Anda di PT Indah Express, kami dengan senang hati mengundang Anda untuk melanjutkan ke tahap seleksi wawancara."
• "Berdasarkan tinjauan kami terhadap dokumen lamaran yang telah diterima, bersama surat ini kami mengundang Anda untuk mengikuti tahapan seleksi wawancara."

5. Inti Pesan (Paragraf Isi)

Komponen paling krusial dari undangan adalah paragraf inti. Bagian ini berfungsi menjelaskan maksud utama pengiriman surat, yakni undangan untuk mengikuti wawancara. 

Penjelasan harus ringkas, lugas, namun memastikan semua rincian terkait wawancara tersampaikan dengan jelas.

Paragraf inti ini wajib mencakup:

• Tujuan utama dikirimkannya dokumen
• Hari dan tanggal pelaksanaan wawancara
• Waktu yang ditetapkan untuk wawancara
• Lokasi tempat wawancara akan diselenggarakan
• Nama manajer perekrutan (hiring manager) atau staf SDM yang akan melakukan wawancara

Contoh susunan paragraf inti:

Sehubungan dengan hal di atas, sesi wawancara akan diselenggarakan pada:

• Hari/Tanggal: Selasa, 16 September 2025
• Waktu: Pukul 10.00 WIB hingga selesai
• Tempat: Kantor Utama PT Maju Jaya Sejahtera, Jl. Merdeka No. 123, Jakarta Pusat
• Pewawancara: Ibu Sinta Wulandari (Petugas Perekrutan SDM)

6. Informasi Tambahan

Bagian ini dapat dimanfaatkan untuk menyampaikan keterangan khusus yang perlu diketahui oleh pelamar. Dengan adanya catatan ini, kandidat akan lebih siap untuk menghadiri proses wawancara tanpa kebingungan.

Informasi tambahan ini dapat meliputi:

• Ketentuan terkait aturan berpakaian (dress code)
• Daftar dokumen yang wajib dibawa (seperti Curriculum Vitae, portofolio, dan lainnya)
• Detail kontak staf SDM yang bisa dihubungi jika terjadi kendala

7. Kalimat Penutup

Akhiri surat dengan pernyataan ringkas yang menyatakan harapan akan kehadiran pelamar. Selain itu, mintalah konfirmasi kesediaan dari kandidat untuk melanjutkan ke tahap wawancara.

Contoh kalimat penutup:

• "Kami sangat menantikan kehadiran Anda. Mohon membalas surel ini sebagai konfirmasi kehadiran."
• "Diharapkan Anda dapat hadir sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Harap berikan konfirmasi kehadiran selambat-lambatnya satu hari sebelum wawancara."
• "Atas perhatian dan kerja sama Anda, kami ucapkan terima kasih. Mohon konfirmasi kehadiran melalui kontak staf SDM berikut."

8. Penutup Surat dan Tanda Tangan

Untuk memperkuat legalitas dan keabsahan surat, cantumkan nama lengkap dan tanda tangan pembuat surat. Namun, ada perbedaan ketentuan tergantung medium pengiriman:

• Pada dokumen fisik, tanda tangan biasanya dibubuhi stempel resmi perusahaan.
• Pada surat elektronik resmi (e-mail), cukup mencantumkan nama lengkap atau menggunakan scan tanda tangan digital.
• Jika berupa pesan WhatsApp, biasanya hanya mencantumkan nama lengkap petugas SDM.

Contoh Surat Panggilan Interview Kerja

Temukan beragam format undangan wawancara dalam bentuk PDF, Word, surel, dan WhatsApp yang telah siap digunakan. 

Koleksi ini menyediakan contoh surat panggilan interview kerja yang bisa langsung Anda sunting sesuai dengan detail dan kebutuhan perusahaan Anda.

1. Contoh Surat Panggilan Interview dengan Bahasa Indonesia

2. Contoh Surat Panggilan Interview dalam Bahasa Inggris

3. Contoh Surat Panggilan Wawancara Kerja

4. Contoh Surat Panggilan Tes Wawancara Kerja

5. Contoh Panggilan Interview lewat WhatsApp

6. Contoh Surat Panggilan Interview Semi Block Style

7. Contoh Panggilan Interview via Email

8. Contoh Undangan Interview Online

9. Contoh Undangan Interview via Zoom

10. Contoh Surat Panggilan Interview PDF

11. Contoh Surat Panggilan Interview Kerja Email

12. Contoh Surat Panggilan Interview Guru

13. Contoh Surat Panggilan Interview Perusahaan

14. Contoh Surat Panggilan Interview BUMN

15. Contoh Surat Panggilan Interview Word

Sebagai penutup, dengan memanfaatkan panduan struktur dan templat yang disediakan, Anda kini siap menyusun contoh surat panggilan interview kerja yang profesional dan meyakinkan.